Privacyverklaring Groen-laden

1. Wie is verantwoordelijk?

Groen-laden is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken via onze website, aanmeldformulieren, het klantportaal en de dienstverlening rond laaddata, verificatie, contractvorming en uitbetalingen.

• Naam: Groen-laden
• E-mail: info@groen-laden.nl
• Website: groen-laden.nl
• KVK: 42009772
• BTW: NL005431683B16

2. Wanneer geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken van:

• bezoekers van onze website;
• mensen die zich aanmelden via het aanmeldformulier;
• klanten en contactpersonen in het klantportaal;
• particulieren, VvE's en zakelijke klanten die documenten, laaddata of contractgegevens aanleveren;
• mensen die ons mailen, bellen of op een andere manier contact opnemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van het onderdeel van de dienstverlening dat u gebruikt.

Basisgegevens bij aanmelding en account

• naam;
• bedrijfsnaam of VvE-naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• wachtwoord en accountgegevens;
• voorkeur voor telefonisch contact en gekozen tijdvak.

Gegevens in het klantportaal

• accounttype: particulier of zakelijk;
• gekozen contract- of pakketinformatie;
• IBAN;
• voortgangsgegevens, meldingen en onboardingstatus;
• eventuele notities of berichten die u zelf aanlevert.

Laadpaal- en laaddata

• merk, type en bouw- of installatiejaar van de laadpaal;
• serienummer;
• backendprovider en toegangsstatus;
• laaddata, meterstanden, exports, spreadsheets en vergelijkbare bewijsstukken;
• berekende opbrengst- en verwerkingsdata.

Documenten en bewijsstukken

• legitimatiebewijs;
• bewijs van eigendom of gebruik van locatie of aansluiting;
• laadpaalgegevens, foto's, installatiefacturen en vergelijkbare bijlagen;
• laaddata of MID-meterstanden;
• kentekenbewijs, leasecontract of voertuigfoto;
• KVK-uittreksel;
• digitale handtekening en contractdocumenten.

Als u een legitimatiebewijs uploadt, vragen wij u om niet-noodzakelijke gegevens zo veel mogelijk af te schermen, zoals BSN of documentnummer, tenzij wij expliciet aangeven dat dit nodig is voor verificatie of wet- en regelgeving.

Automatische incasso en SEPA-machtiging

• naam rekeninghouder;
• IBAN;
• adres en woonplaats;
• e-mailadres voor bevestiging;
• machtigingskenmerk, status en tijdstip van ondertekening;
• IP-adres en user agent als bewijs van digitale toestemming.

Communicatie en technische gegevens

• e-mails, antwoorden, herinneringen en verzendhistorie;
• supportverzoeken, chatberichten en bijbehorende metadata;
• IP-adres, browser- en apparaatgegevens, sessie- en beveiligingslogs;
• gebruik van website en portaal, waaronder pageviews via analytics.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens en op welke grondslag?

• Om uw aanmelding te verwerken, een account aan te maken en het klantportaal beschikbaar te maken. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een overeenkomst.
• Om te beoordelen of uw laadpaal, laaddata en documenten geschikt zijn voor onze dienstverlening en om de onboarding af te ronden. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.
• Om contracten, machtigingen, uitbetalingen, administratie en communicatie met u af te handelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichting.
• Om laaddata te controleren, te laten verifieren en te verwerken voor de dienstverlening rond ERE's, REV en aanverwante processen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang.
• Om fraude, misbruik, onbevoegde toegang en beveiligingsincidenten te voorkomen en te onderzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang en waar nodig wettelijke verplichting.
• Om serviceberichten te sturen, zoals verificatiemails, herinneringen, updates over ontbrekende stukken of bevestigingen van een SEPA-machtiging. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Om het gebruik van onze website te meten (analytics) en bezoekersvragen via de chat te beantwoorden. Grondslag: uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
• Om incidenteel zakelijke mailings of updates te versturen, voor zover dat volgens de AVG en Telecommunicatiewet is toegestaan. Grondslag: toestemming of gerechtvaardigd belang, afhankelijk van het type bericht.

5. Van wie ontvangen wij gegevens?

Meestal ontvangen wij gegevens rechtstreeks van u. In sommige gevallen ontvangen wij ook gegevens via of van:

• uw gebruik van onze website of het klantportaal;
• laadpaalsoftware, exports of andere dataleveranciers die u koppelt of aanlevert;
• verificateurs, adviseurs of andere partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van de dienstverlening;
• publieke registers of toezichthouders, voor zover dat noodzakelijk en toegestaan is.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening, administratie, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

• onze hostingprovider voor servers en opslag (Hetzner, datacenter in de EU);
• onze back-upprovider voor versleutelde off-site back-ups (Cloudflare R2);
• onze e-mailprovider voor verzending en mailbox van service- en klantcommunicatie (TransIP, Nederland);
• Google voor analyticsfunctionaliteit;
• Tawk.to voor de chatwidget op de website;
• verificateurs, accountants, juridische adviseurs en andere professionele dienstverleners;
• de Nederlandse Emissieautoriteit, het REV en andere ketenpartijen als dat nodig is voor de uitvoering van de dienst;
• overheidsinstanties of toezichthouders als wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de EER

Uw gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt en opgeslagen. Onze servers, opslag en back-ups staan in datacenters in de EU. Alleen voor analyse en chat op de website kunnen gegevens buiten de EER worden verwerkt. Deze partijen zijn aangesloten bij het EU-VS Data Privacy Framework, het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie dat als waarborg voor die doorgifte geldt.

8. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij wij gegevens langer moeten bewaren op grond van wetgeving, een lopende overeenkomst, een geschil of een aantoonbaar audit- of verificatiebelang.

• account-, contract- en administratieve gegevens bewaren wij in beginsel zolang de klantrelatie loopt en daarna zolang de fiscale of administratieve bewaarplicht geldt;
• documenten en verificatiestukken bewaren wij zolang zij nodig zijn voor onboarding, audit, verificatie, uitbetaling, klachtbehandeling of bewijsvoering;
• SEPA-machtigingsgegevens bewaren wij zolang de machtiging actief is en daarna zolang dat nodig is voor administratie, bewijs en afhandeling van storneringen of geschillen;
• beveiligings- en toegangslogs bewaren wij niet langer dan nodig is voor beveiliging en onderzoek van incidenten.

9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang. Denk aan toegangsbeperking, authenticatie, waar passend MFA, logging, controle op bestandstypen bij uploads en beveiligde opslag en transport van gegevens.

10. Cookies, analytics en chat

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Wij verdelen die in drie categorieen. Noodzakelijke cookies zijn nodig om de site veilig te laten werken en plaatsen wij altijd. Voor analytics (Google Analytics) en de chat (Tawk.to) vragen wij vooraf uw toestemming via de cookiebanner. Deze diensten plaatsen pas cookies nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Categorieen

• Noodzakelijk: nodig om in te loggen, formulieren te versturen en de site veilig te laten werken. Altijd actief, geen toestemming vereist.
• Analytics: Google Analytics meet hoe de site wordt gebruikt, zodat wij hem kunnen verbeteren. Verwerkt onder meer IP-adres, apparaat- en gedragsgegevens.
• Chat: de Tawk.to-chatwidget waarmee u ons direct een vraag kunt stellen. Plaatst cookies van een derde partij en verwerkt de informatie die u zelf in de chat invoert.

Welke cookies en hoe lang

Bewaartermijnen van cookies van derden (Google, Tawk.to) worden door die partijen bepaald en kunnen wijzigen. De genoemde termijnen zijn de gangbare maxima op het moment van publicatie.

Toestemming intrekken of wijzigen

U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de link "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina. Daarnaast kunt u cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanzienlijk treffen.

12. Uw rechten

U heeft, binnen de grenzen van de AVG, onder meer het recht op:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming, voor zover verwerking daarop berust.

U kunt een verzoek sturen naar info@groen-laden.nl. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te verifieren voordat wij een verzoek afhandelen.

13. Klachten

Als u klachten heeft over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, horen wij dat graag eerst van u. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze dienstverlening, wetgeving of gegevensverwerking verandert. De meest actuele versie publiceren wij op deze pagina.